Sygnaliści – Nowe Obowiązki dla Przedsiębiorstw Prywatnych od 25 września 2024 roku

Z dniem 25 września 2024 roku wchodzi w życie długo wyczekiwana ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca (Dz.U. poz. 928, 2024.06.24). Nowe przepisy wprowadzają szereg obowiązków dla podmiotów prawnych, w tym firm prywatnych, mających na celu zagwarantowanie ochrony sygnalistów – osób zgłaszających naruszenia prawa. Celem ustawy jest uregulowanie kwestii związanych z ujawnianiem nieprawidłowości w różnych obszarach działalności gospodarczej oraz administracyjnej, a także stworzenie skutecznych narzędzi chroniących osoby zgłaszające nieprawidłowości przed ewentualnymi represjami.

Kto jest zobowiązany do wdrożenia wewnętrznej procedury zgłoszeń?

Jednym z kluczowych obowiązków wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów jest konieczność wprowadzenia przez podmioty prawne wewnętrznej procedury zgłoszeń. Jest to istotny element zapewniający ochronę sygnalistów, a także umożliwiający firmom prywatnym skuteczne zarządzanie zgłaszanymi przypadkami naruszeń prawa.

Zgodnie z nowymi przepisami, obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury zgłoszeń dotyczy podmiotów prawnych, w tym firm prywatnych, które zatrudniają co najmniej 50 osób wykonujących pracę zarobkową. Ważnym aspektem jest to, że do liczby pracowników wlicza się nie tylko osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, ale także te, które wykonują pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie, jeśli nie zatrudniają innych osób do tego rodzaju pracy.

W praktyce oznacza to, że każda firma, która według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku zatrudnia co najmniej 50 osób, musi wprowadzić wewnętrzną procedurę zgłoszeń. Jeśli przedsiębiorstwo nie spełni tego obowiązku, może zostać nałożona na nie kara grzywny.

Kim jest sygnalista?

Kluczową postacią w systemie ochrony sygnalistów jest tzw. „sygnalista” – osoba zgłaszająca informacje o naruszeniach prawa. Sygnaliści pełnią ważną rolę w wykrywaniu i eliminowaniu nieprawidłowości, a ich zgłoszenia mogą dotyczyć szerokiego spektrum dziedzin, które ustawodawca precyzyjnie określił w ustawie.

Sygnalista to osoba, która informuje o naruszeniach prawa dotyczących takich obszarów jak:

1. Korupcja – przypadki łapownictwa, przekupstwa i innych form korupcji, zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym.
2. Zamówienia publiczne – nieprawidłowości związane z przeprowadzaniem przetargów, umów publicznych czy zamówień rządowych.
3. Usługi, produkty i rynki finansowe – problemy w zakresie usług finansowych, bezpieczeństwa produktów i naruszeń na rynku finansowym.
4. Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – nielegalne działania związane z praniem pieniędzy lub finansowaniem działalności terrorystycznej.
5. Bezpieczeństwo produktów – w tym niezgodność produktów z wymaganiami prawnymi dotyczącymi ich bezpieczeństwa.
6. Bezpieczeństwo transportu – naruszenia w zakresie standardów bezpieczeństwa transportu drogowego, kolejowego, lotniczego czy morskiego.
7. Ochrona środowiska – przypadki naruszeń prawa ochrony środowiska, w tym emisji zanieczyszczeń, wycieków substancji szkodliwych czy nieprawidłowego zarządzania odpadami.
8. Ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe – zgłoszenia dotyczące naruszeń w zakresie ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego.
9. Bezpieczeństwo żywności i pasz – nieprawidłowości w produkcji, przetwarzaniu, przechowywaniu i dystrybucji żywności oraz pasz.
10. Zdrowie i dobrostan zwierząt – naruszenia związane z warunkami hodowli, transportu oraz uboju zwierząt.
11. Zdrowie publiczne – naruszenia w obszarze ochrony zdrowia publicznego, w tym nieprawidłowości w systemie opieki zdrowotnej.
12. Ochrona konsumentów – przypadki łamania praw konsumentów, nieuczciwe praktyki handlowe, wprowadzanie w błąd czy naruszanie umów konsumenckich.
13. Ochrona prywatności i danych osobowych – nieprawidłowości w zakresie ochrony danych osobowych, naruszenia RODO.
14. Bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych – zgłoszenia dotyczące naruszeń bezpieczeństwa w zakresie systemów teleinformatycznych i cyberbezpieczeństwa.
15. Interesy finansowe Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej – przypadki nadużyć finansowych, nieprawidłowości w wydatkowaniu środków publicznych oraz oszustwa podatkowe.
16. Rynek wewnętrzny Unii Europejskiej – naruszenia przepisów dotyczących konkurencji, pomocy publicznej oraz opodatkowania osób prawnych.
17. Konstytucyjne wolności i prawa człowieka – zgłoszenia dotyczące naruszeń praw człowieka w relacjach z organami władzy publicznej.

Jakie zagrożenia wynikają z niewdrożenia ustawy?

Niedopełnienie obowiązków wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów, takich jak brak wprowadzenia wewnętrznej procedury zgłoszeń, może prowadzić do nałożenia na podmiot prywatny kary grzywny. Kary mogą być dotkliwe finansowo, ale co równie ważne, mogą wpłynąć negatywnie na reputację firmy, która nie wywiązuje się z obowiązujących przepisów.

Jednym z największych zagrożeń dla przedsiębiorstw jest ryzyko oskarżeń o represje wobec sygnalistów. Zgodnie z ustawą, osoby zgłaszające nieprawidłowości mają być objęte ochroną przed wszelkimi działaniami odwetowymi, takimi jak zwolnienie z pracy, pogorszenie warunków zatrudnienia czy inne formy represji. Przedsiębiorstwa, które nie wdrożą odpowiednich procedur ochronnych, mogą być narażone na postępowania sądowe oraz roszczenia ze strony sygnalistów.

Jakie korzyści przynosi wdrożenie wewnętrznej procedury zgłoszeń?

Wprowadzenie wewnętrznej procedury zgłoszeń w firmie prywatnej, oprócz spełnienia wymagań ustawowych, przynosi szereg korzyści. Przede wszystkim, jest to narzędzie zarządzania ryzykiem, które pozwala na wczesne wykrywanie i reagowanie na potencjalne naruszenia prawa w przedsiębiorstwie. Firmy, które mają odpowiednie procedury w miejscu, mogą szybciej i skuteczniej reagować na zgłaszane nieprawidłowości, minimalizując tym samym ryzyko kar i strat finansowych.

Ponadto, dobrze skonstruowana procedura zgłoszeń wewnętrznych buduje zaufanie pracowników do pracodawcy. Osoby mające pewność, że ich zgłoszenia będą odpowiednio rozpatrzone i że nie spotkają się z represjami, będą bardziej skłonne do współpracy w zakresie ujawniania naruszeń. To z kolei może poprawić kulturę organizacyjną w firmie oraz wpłynąć na lepsze relacje z pracownikami.

Wdrożenie procedury zgłoszeń sygnalistów może również podnieść wizerunek firmy w oczach partnerów biznesowych oraz klientów. Przedsiębiorstwa, które dbają o transparentność i przestrzeganie przepisów prawa, mogą cieszyć się większym zaufaniem ze strony swoich interesariuszy, co może przekładać się na lepsze wyniki biznesowe.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Przygotowanie wewnętrznej procedury zgłoszeń to proces, który wymaga szczegółowego zaplanowania oraz dostosowania do specyfiki danej firmy. W procedurze powinny być uwzględnione wszystkie aspekty określone w ustawie, a także dopasowane do realiów przedsiębiorstwa. Pomocą w tym zakresie mogą służyć wyspecjalizowane kancelarie prawne, takie jak Kancelaria Adwokacka Ciesielski & Oczachowska – Adwokacka Spółka Partnerska, które oferują kompleksową pomoc w przygotowaniu projektu procedury.

Aby procedura zgłoszeń wewnętrznych była skuteczna, należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych elementów:

1. Transparentność i jasność procesu

Procedura musi być napisana w sposób zrozumiały dla wszystkich pracowników. Powinna jasno określać, jakiego rodzaju zgłoszenia mogą być dokonywane oraz jakie są ścieżki postępowania w przypadku złożenia zgłoszenia. Ważne jest również określenie, kto jest odpowiedzialny za odbieranie zgłoszeń oraz jak przebiega proces ich weryfikacji.

1. Zachowanie poufności sygnalistów

Jednym z kluczowych aspektów ochrony sygnalistów jest zapewnienie pełnej poufności osoby zgłaszającej naruszenie. Zgodnie z ustawą, dane sygnalistów muszą być chronione i nie mogą być ujawniane bez ich zgody. Przedsiębiorstwa muszą więc wdrożyć odpowiednie procedury techniczne i organizacyjne, aby zapewnić poufność informacji.

1. Środki ochrony przed represjami

Procedura powinna zawierać wyraźne zapisy, które zapewniają ochronę sygnalistów przed wszelkimi formami represji. Pracownicy powinni wiedzieć, że dokonanie zgłoszenia nie wpłynie negatywnie na ich sytuację zawodową, a firma zobowiązuje się do zapewnienia im pełnej ochrony. Ochrona przed represjami obejmuje m.in. zabezpieczenie przed zwolnieniem z pracy, degradacją, obniżeniem wynagrodzenia czy pogorszeniem warunków pracy.

1. Zdefiniowanie odpowiednich kanałów zgłoszeń

Konieczne jest stworzenie różnych kanałów umożliwiających pracownikom dokonywanie zgłoszeń, np. poprzez formularz online, skrzynkę e-mailową, dedykowaną linię telefoniczną czy możliwość osobistego złożenia zgłoszenia. Ważne jest, aby pracownicy mieli łatwy dostęp do tych kanałów i byli odpowiednio poinformowani o ich funkcjonowaniu.

1. Szkolenia pracowników

Wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych powinno być wspierane przez odpowiednie szkolenia dla pracowników. Powinni oni zostać przeszkoleni w zakresie korzystania z dostępnych narzędzi oraz procedur zgłaszania naruszeń. Tylko poprzez zwiększenie świadomości pracowników firma będzie mogła skutecznie realizować założenia ustawy o ochronie sygnalistów.

1. System monitorowania i raportowania

Firmy powinny wdrożyć również mechanizmy monitorowania zgłoszeń oraz regularne raportowanie działań podjętych w wyniku zgłoszeń sygnalistów. Dzięki temu zarząd przedsiębiorstwa będzie mógł skutecznie nadzorować realizację procedur oraz podejmować odpowiednie kroki naprawcze.

Wyzwania i korzyści wynikające z ochrony sygnalistów

Ochrona sygnalistów w Polsce to temat, który budzi wiele emocji, szczególnie w kontekście potencjalnych zagrożeń dla firm prywatnych. Z jednej strony, istnieje obawa, że nieuczciwe zgłoszenia mogą stać się narzędziem do szantażu lub nieuczciwej konkurencji. Z drugiej strony, ustawa o ochronie sygnalistów ma na celu zabezpieczenie przedsiębiorstw przed realnymi zagrożeniami wynikającymi z niezgodności z prawem.

Korzyści płynące z ochrony sygnalistów:

• Wczesne wykrywanie nieprawidłowości – Sygnaliści mogą pomóc w szybkim identyfikowaniu problemów, zanim staną się one poważnym zagrożeniem dla funkcjonowania firmy.
• Poprawa wizerunku firmy – Przedsiębiorstwa, które przestrzegają prawa i dbają o transparentność, zyskują w oczach klientów i partnerów biznesowych.
• Budowanie zaufania wewnątrz organizacji – Pracownicy, którzy mają pewność, że ich głos jest słyszany i chroniony, są bardziej zaangażowani i lojalni wobec pracodawcy.
• Minimalizacja ryzyka kar finansowych – Spełnienie wymogów ustawowych chroni przedsiębiorstwa przed sankcjami finansowymi związanymi z niewdrożeniem odpowiednich procedur.

Wyzwania:

• Potencjalne fałszywe zgłoszenia – Istnieje ryzyko, że niektóre zgłoszenia mogą być nieuzasadnione lub wynikać z osobistych animozji, co może prowadzić do niepotrzebnych konfliktów w firmie.
• Koszty wdrożenia i utrzymania procedur – Wprowadzenie systemu zgłoszeń oraz zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń i szkoleń wiąże się z kosztami, które mogą być szczególnie odczuwalne dla mniejszych firm.
• Ochrona danych sygnalistów – Firmy muszą zadbać o odpowiednie środki ochrony danych osobowych sygnalistów, co może wymagać dodatkowych inwestycji w systemy IT i bezpieczeństwo informacji.

Wsparcie prawne dla firm we wdrożeniu procedur zgłoszeń

W związku z wyzwaniami związanymi z wprowadzeniem ustawy o ochronie sygnalistów, przedsiębiorstwa muszą dostosować się do nowych przepisów dotyczących wewnętrznych procedur zgłoszeń. Przepisy ustawy, która wchodzi w życie 25 września 2024 roku, nakładają na firmy zatrudniające co najmniej 50 pracowników obowiązek wdrożenia odpowiednich procedur, w celu ochrony sygnalistów i uniknięcia kar finansowych.

Wdrożenie procedury zgłoszeń wymaga przygotowania odpowiedniej dokumentacji oraz systemów komunikacji, co może stanowić wyzwanie dla przedsiębiorstw. Opracowanie procedur zgodnych z przepisami ustawy jest kluczowe nie tylko dla zapewnienia zgodności z prawem, ale również dla budowania zaufania wśród pracowników i ochrony interesów firmy.

Specjaliści z kancelarii prawnych mogą wspierać przedsiębiorstwa w przygotowaniu niezbędnych dokumentów, analizie aktualnej sytuacji w firmie oraz prowadzeniu szkoleń z zakresu ochrony sygnalistów i zarządzania zgłoszeniami. Oferowane wsparcie może obejmować m.in.:

• Weryfikację liczby pracowników, kanałów komunikacji i systemów ochrony danych.
• Opracowanie procedur, regulaminów i formularzy zgłoszeń.
• Przeprowadzanie szkoleń dla pracowników i kadry zarządzającej.
• Doradztwo prawne w zarządzaniu zgłoszeniami.

Warto pamiętać, że wprowadzenie skutecznej procedury zgłoszeń nie tylko pozwala na spełnienie wymogów ustawowych, ale może także przyczynić się do poprawy funkcjonowania przedsiębiorstwa i jego wizerunku.