Wprowadzenie procedur zgłaszania nieprawidłowości oraz ochrona sygnalistów to kluczowe zagadnienia w zapewnieniu przejrzystości i uczciwości w organizacjach, zarówno publicznych, jak i prywatnych. Sygnaliści, czyli osoby zgłaszające nieprawidłowości, są chronieni prawnie, aby mogli bez obawy przed działaniami odwetowymi ujawniać informacje o naruszeniach prawa. Polska ustawa o ochronie sygnalistów, zgodna z unijną dyrektywą, określa obowiązki pracodawców oraz procedury, które muszą zostać wdrożone.

Każda organizacja, zatrudniająca co najmniej 50 pracowników, ma obowiązek wprowadzenia wewnętrznego systemu zgłaszania nieprawidłowości. System ten musi umożliwiać bezpieczne i poufne zgłaszanie naruszeń, z zachowaniem anonimowości sygnalisty. Pracodawca ma obowiązek potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w ciągu 7 dni, a w ciągu 3 miesięcy dostarczyć informację zwrotną dotyczącą podjętych działań​. 

Ochrona sygnalisty a RODO

Procedury zgłaszania nieprawidłowości muszą być zgodne z wymogami RODO, co oznacza, że dane osobowe sygnalistów oraz osób, których zgłoszenia dotyczą, muszą być odpowiednio chronione. Dane te powinny być przetwarzane jedynie w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia zgłoszenia i muszą być zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych​. Wdrożenie zasady privacy by design (prywatności na etapie projektowania) ma kluczowe znaczenie w systemach zgłaszania, co oznacza, że ochrona danych musi być uwzględniona już na etapie tworzenia systemu​.

W ramach procedury zgłaszania nieprawidłowości, dane osobowe przetwarzane są zgodnie z art. 6 i 9 RODO, zależnie od rodzaju danych. Organizacje muszą prowadzić rejestry zgłoszeń, które obejmują wyłącznie niezbędne informacje, takie jak tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie. Dane te mogą być przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu postępowania​.

Ochrona sygnalistów obejmuje zakaz stosowania działań odwetowych wobec osoby zgłaszającej naruszenia. Działania te mogą obejmować zwolnienie, obniżenie wynagrodzenia, lub inne formy represji. Sygnalista jest chroniony prawnie od momentu dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że działał w dobrej wierze i miał uzasadnione podstawy do przypuszczeń, że zgłoszenie jest zasadne​. 

Procedura zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalisty na przykładzie różnych organizacji

Obowiązek wdrożenia wewnętrznych procedur zgłaszania nieprawidłowości dotyczy organizacji zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Różne organizacje, w zależności od sektora, wprowadzają procedury zgłaszania w sposób dostosowany do ich specyficznych potrzeb, zachowując jednocześnie zgodność z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów i RODO. Poniżej przedstawiono, jak procedury te mogą wyglądać w różnych rodzajach organizacji.

Obowiązek wdrożenia procedur zgłaszania nieprawidłowości  - przedsiębiorstwa prywatne

Duże firmy, zatrudniające setki pracowników, wdrażają rozbudowane systemy zgłaszania nieprawidłowości. W takich organizacjach, np. zakładach produkcyjnych, sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia dotyczące bezpieczeństwa pracy, niezgodnych z prawem działań finansowych lub nadużyć wobec pracowników. Kanałami zgłaszania mogą być zarówno platformy internetowe, jak i dedykowane infolinie, które pozwalają na zgłoszenie anonimowe​.

W branży technologicznej, gdzie przetwarzanie danych ma kluczowe znaczenie, ochrona sygnalistów w kontekście RODO jest szczególnie istotna. Firmy IT, takie jak dostawcy oprogramowania czy usług internetowych, muszą dbać o to, by zgłaszanie nieprawidłowości było zgodne z zasadą privacy by design, co oznacza, że system zgłaszania powinien od początku uwzględniać ochronę danych osobowych, minimalizując dostęp do informacji osobom nieupoważnionym​.

Obowiązek wdrożenia procedur zgłaszania nieprawidłowości  - organizacje publiczne

Urzędy państwowe i inne jednostki administracji są zobowiązane do przestrzegania najwyższych standardów transparentności. Sygnalista w takiej organizacji może zgłaszać naruszenia związane z nieprawidłowym gospodarowaniem środkami publicznymi czy korupcją. W tym przypadku kluczowe jest zapewnienie, aby dane osobowe sygnalisty były chronione w sposób uniemożliwiający ich ujawnienie osobom trzecim​.

Szpitale i placówki medyczne, gdzie pracuje wielu lekarzy, pielęgniarek i innych pracowników, wprowadzają procedury zgłaszania nieprawidłowości dotyczących naruszeń etycznych, jak błędy medyczne lub niewłaściwe postępowanie z pacjentami. W takich placówkach niezwykle ważne jest przestrzeganie zasad RODO, zwłaszcza przy przetwarzaniu danych wrażliwych dotyczących zdrowia pacjentów i pracowników​.

Obowiązek wdrożenia procedur zgłaszania nieprawidłowości  - organizacje pozarządowe (NGO), fundacje

W organizacjach non-profit, takich jak fundacje zajmujące się ochroną praw człowieka czy pomocą humanitarną, sygnaliści mogą zgłaszać nieprawidłowości dotyczące nieetycznych działań, takich jak niewłaściwe zarządzanie funduszami. Ze względu na międzynarodowy charakter wielu fundacji i NGO, wdrażane procedury zgłaszania muszą być dostosowane do różnych jurysdykcji, jednocześnie gwarantując pełną ochronę.
Procedura zgłaszania nieprawidłowości i ochrona sygnalisty stanowią fundament zapewniający transparentność i uczciwość w organizacjach. Przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych zgodnie z RODO oraz zapewnienie anonimowości sygnalistów są kluczowe dla budowania zaufania do systemu zgłaszania naruszeń. Dobrze zaprojektowane i wdrożone procedury nie tylko chronią sygnalistów, ale również przyczyniają się do poprawy standardów etycznych w miejscu pracy fundacji.

Kancelaria Adwokacka Ciesielski & Oczachowska - Adwokacka Spółka Partnerska, z siedzibą w Poznaniu, oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie wdrażania procedur ochrony sygnalistów oraz zgłaszania nieprawidłowości, dostosowane do indywidualnych potrzeb każdej organizacji. Nasze usługi obejmują m.in. weryfikację liczby pracowników, kanałów komunikacji oraz systemów ochrony danych, co pozwala ocenić zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony sygnalistów. Opracowujemy również regulaminy, formularze zgłoszeń oraz procedury zgodne z wymogami prawnymi i RODO, zapewniając bezpieczeństwo danych osobowych sygnalistów.

W ramach naszych usług prowadzimy szkolenia dla pracowników i kadry zarządzającej, mające na celu zwiększenie świadomości dotyczącej przepisów o ochronie sygnalistów oraz prawidłowego postępowania ze zgłoszeniami. Świadczymy także doradztwo prawne w zakresie zarządzania zgłoszeniami, pomagając naszym klientom rozwiązywać ewentualne problemy prawne związane z procesem zgłaszania nieprawidłowości. Naszym celem jest wspieranie firm w tworzeniu skutecznych, zgodnych z prawem procedur, które chronią zarówno sygnalistów, jak i integralność organizacji. 

Procedura ochrony sygnalistów - procedura zgłoszeń wewnętrznych