Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w wykrywaniu nieprawidłowości w organizacjach, przyczyniając się do wzrostu standardów etycznych i transparentności. W odpowiedzi na rosnące znaczenie sygnalistów, zarówno w prawodawstwie krajowym, jak i unijnym, firmy muszą wdrożyć wewnętrzne procedury, które umożliwiają pracownikom bezpieczne zgłaszanie nadużyć oraz zapewniają im odpowiednią ochronę. Celem tego artykułu jest przedstawienie kroków niezbędnych do stworzenia wewnętrznego dokumentu dotyczącego procedury zgłaszania nieprawidłowości oraz ochrony sygnalistów.

Ochrona sygnalistów krok 1: Analiza obowiązujących przepisów prawnych

Pierwszym krokiem w tworzeniu procedury zgłaszania nieprawidłowości jest analiza przepisów prawnych regulujących ochronę sygnalistów, takich jak:
Dyrektywa UE o ochronie sygnalistów (Dyrektywa 2019/1937), która nakłada na państwa członkowskie obowiązek wdrożenia przepisów ochronnych dla osób zgłaszających nieprawidłowości.
Polska ustawa o ochronie sygnalistów, (Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów) która implementuje wyżej wymienioną dyrektywę, zapewniając odpowiednie mechanizmy ochronne dla osób zgłaszających naruszenia.
Zrozumienie obowiązujących przepisów prawnych jest kluczowe, aby procedura była zgodna z wymaganiami prawa oraz dostarczała pełną ochronę sygnalistom.

Ochrona sygnalistów krok 2: Identyfikacja obszarów ryzyka i nieprawidłowości

Organizacja powinna zidentyfikować potencjalne obszary ryzyka, w których mogą występować nieprawidłowości. Mogą to być m.in.: korupcja, nadużycia finansowe, dyskryminacja, naruszenie przepisów ochrony danych osobowych, nieprawidłowości dotyczące ochrony środowiska. Identyfikacja tych obszarów pozwoli na opracowanie specyficznych procedur zgłaszania nieprawidłowości w różnych obszarach działalności.

Ochrona sygnalistów krok 3: Ustanowienie kanałów zgłaszania

Jednym z najważniejszych elementów procedury jest ustanowienie jasnych i bezpiecznych kanałów komunikacji dla sygnalistów. Kanały te mogą obejmować:

Jednym z najważniejszych elementów procedury jest ustanowienie jasnych i bezpiecznych kanałów komunikacji dla sygnalistów.

Kanały te mogą obejmować:

1. Skrzynki e-mailowe dedykowane zgłaszaniu nieprawidłowości,
2. Telefoniczne linie zaufania (hotline),
3. Portale online umożliwiające anonimowe zgłaszanie,
4. Bezpośrednie zgłoszenia do wyznaczonego pracownika ds. zgodności lub etyki.

Kluczowym elementem jest zapewnienie, że zgłaszający będą mogli przekazać informacje bez obawy o ujawnienie swojej tożsamości.

Ochrona sygnalistów krok 4: Procedura postępowania z zgłoszeniami

Każde zgłoszenie nieprawidłowości powinno być traktowane z należytą powagą i powinno zostać poddane odpowiedniej procedurze, która może obejmować następujące kroki:

1. Przyjęcie zgłoszenia – formalne zarejestrowanie zgłoszenia, niezależnie od tego, czy zostało ono dokonane anonimowo, czy jawnie.

2. Ocena zgłoszenia – analiza zasadności zgłoszenia oraz ocena ryzyka związanego z danym naruszeniem.

3. Prowadzenie dochodzenia – wewnętrzne dochodzenie mające na celu weryfikację prawdziwości zgłoszonych nieprawidłowości. Ważne, aby proces ten był przejrzysty i sprawiedliwy.

4. Działania naprawcze – jeżeli zgłoszenie okaże się uzasadnione, organizacja powinna wdrożyć odpowiednie środki naprawcze.5. Informowanie zgłaszającego – sygnalista powinien być informowany o postępach i wynikach dochodzenia, oczywiście z uwzględnieniem zasad ochrony danych osobowych i poufności.

Ochrona sygnalistów krok 5

Ochrona sygnalistów stanowi kluczowy element procedury zgłaszania nieprawidłowości, obejmując gwarancje braku działań odwetowych, które chronią sygnalistów przed represjami, takimi jak zwolnienie, degradacja, dyskryminacja czy szykany. Organizacje muszą zapewnić możliwość anonimowego zgłaszania oraz ochronę tożsamości sygnalistów, aby zminimalizować ryzyko ujawnienia. W razie wystąpienia działań odwetowych sygnalistom przysługuje prawo do korzystania z odpowiednich środków prawnych, w tym pomocy prawnej i ochrony sądowej, co ma na celu ich pełne zabezpieczenie przed wszelkimi konsekwencjami.

Ochrona sygnalistów krok 6: Edukacja i komunikacja wewnętrzna

Opracowanie procedury zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów to dopiero pierwszy krok – kluczowe jest jej skuteczne wdrożenie w organizacji. W tym celu konieczne jest regularne szkolenie pracowników na temat zasad zgłaszania oraz ochrony sygnalistów, a także konsekwentne komunikowanie polityki poprzez wewnętrzne materiały informacyjne, takie jak biuletyny czy prezentacje. Równie istotne jest budowanie kultury etyki, która promuje otwartą komunikację i zero tolerancji dla nadużyć, co sprzyja zgłaszaniu naruszeń bez obaw o represje.

Ochrona sygnalistów krok 7: Monitorowanie i aktualizacja procedury

Procedura zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów powinna być regularnie monitorowana i aktualizowana, aby zapewnić zgodność z najnowszymi przepisami prawnymi, reagować na zmieniające się potrzeby organizacji oraz doskonalić procesy zgłaszania i ochrony sygnalistów. Systematyczna analiza skuteczności wdrożonych procedur umożliwia ich optymalizację, co w rezultacie przekłada się na lepszą ochronę osób zgłaszających nieprawidłowości i skuteczniejsze reagowanie na pojawiające się zagrożenia.

Hipotetyczny przypadek oszustwa w przedsiębiorstwie: Zastosowanie procedury zgłaszania nieprawidłowości

Tło:
Firma XYsfZ S.A. jest dużym przedsiębiorstwem zajmującym się produkcją i dystrybucją sprzętu elektronicznego. W związku z wprowadzeniem nowej procedury zgłaszania nieprawidłowości, wszyscy pracownicy zostali przeszkoleni na temat ochrony sygnalistów oraz dostępnych kanałów zgłaszania naruszeń.

Przypadek oszustwa:

Anna, starszy specjalista ds. finansów w firmie, zauważyła niepokojące transakcje finansowe na jednym z kont wykorzystywanych przez dział zakupów. Przez kilka miesięcy powtarzały się przelewy do jednej z firm zewnętrznych, które zdawały się być niezgodne z polityką zakupową przedsiębiorstwa. W szczególności zaniepokoiło ją, że faktury od tej firmy opiewały na znacznie wyższe kwoty niż te ustalone w umowach, a usługi, które były zlecane, wydawały się być fikcyjne lub znacząco zawyżone.
Podczas jednej z rozmów z kolegą z działu zakupów, Anna usłyszała, że kierownik działu, Marek, od dłuższego czasu współpracuje z tą firmą i prawdopodobnie ma z nią osobiste powiązania. Rozmówca zasugerował, że Marek może pobierać prowizje za zlecanie nadmiernie kosztownych usług, działając na szkodę firmy.
Anna była świadoma, że takie działania mogą zaszkodzić firmie oraz podważyć zaufanie do działu finansów i zakupów. Postanowiła zgłosić swoje podejrzenia, korzystając z procedury ochrony sygnalistów, która została niedawno wdrożona w firmie.

Zgłoszenie:

Anna skorzystała z jednej z anonimowych opcji dostępnych w firmie – portalu zgłoszeniowego online. Przygotowała szczegółowe zgłoszenie, w którym opisała: Anna skorzystała z jednej z anonimowych opcji dostępnych w firmie – portalu zgłoszeniowego online. Przygotowała szczegółowe zgłoszenie, w którym opisała:

1. Daty i kwoty podejrzanych transakcji,
2. Nazwę zewnętrznej firmy, która otrzymywała płatności,
3. Podejrzenia o konflikcie interesów Marka, kierownika działu zakupów,
4. Informacje na temat różnic w fakturach oraz potencjalnie zawyżonych kosztów usług. Podkreśliła również, że ma dostęp do dowodów, takich jak kopie faktur i wyciągów bankowych, które mogą być przydatne w dochodzeniu.

Procedura postępowania z zgłoszeniem:

1.Zgłoszenie Anny zostało automatycznie zarejestrowane w systemie firmy, który umożliwiał anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości. Dział ds. zgodności, odpowiedzialny za przyjmowanie i ocenę zgłoszeń, natychmiast potwierdził otrzymanie zgłoszenia i rozpoczął wstępną analizę.

2. Specjalny zespół, składający się z przedstawicieli działu zgodności, audytu wewnętrznego oraz prawników, zbadał przedstawione informacje. Wstępna analiza wykazała, że zgłoszenie dotyczyło poważnych nadużyć finansowych, które mogły prowadzić do strat dla firmy oraz złamania wewnętrznych regulacji dotyczących zamówień.

3. Firma podjęła decyzję o rozpoczęciu wewnętrznego dochodzenia. Audyt wewnętrzny przeanalizował wszystkie transakcje finansowe z firmą zewnętrzną, z którą współpracował Marek. Zbadano faktury, umowy, korespondencję e-mailową oraz dane z systemu księgowego. Dochodzenie potwierdziło istnienie znacznych rozbieżności między faktycznymi kosztami usług a kwotami na fakturach. Odkryto również, że Marek i właściciel firmy zewnętrznej mieli powiązania rodzinne, co wskazywało na konflikt interesów.

4. Na podstawie wyników dochodzenia firma XYsfZ S.A.A. podjęła natychmiastowe działania naprawcze. Marek został zawieszony w obowiązkach, a następnie zwolniony z firmy. Sprawa została przekazana do odpowiednich organów ścigania, aby zbadać, czy doszło do popełnienia przestępstwa. Firma wprowadziła również dodatkowe zabezpieczenia w procedurach zakupowych, aby zapobiec podobnym nadużyciom w przyszłości.

5. Anna, korzystając z anonimowego systemu, została poinformowana o wynikach dochodzenia i podjętych działaniach. Zachowano pełną poufność jej zgłoszenia, a jej tożsamość nie została ujawniona.

Ochrona sygnalisty

Anna, jako sygnalista, skorzystała z pełnej ochrony zgodnej z nową procedurą. Dzięki możliwości anonimowego zgłoszenia mogła bezpiecznie przekazać informacje o nadużyciach, nie obawiając się represji ze strony kolegów czy przełożonych. Firma XYZ zapewniła, że w przypadku jakiejkolwiek próby działań odwetowych wobec Anny (gdyby jej tożsamość była ujawniona), zostaną podjęte natychmiastowe kroki prawne w celu jej ochrony.

Przypadek Anny pokazuje, jak kluczowe znaczenie ma wdrożenie skutecznej procedury zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów w firmie. Dzięki temu Anna mogła zgłosić nadużycia, które mogłyby kosztować firmę setki tysięcy złotych. Procedura zapewniła jej ochronę oraz umożliwiła firmie XYZ szybkie zareagowanie na poważne naruszenia, zapobiegając dalszym stratom i przywracając zaufanie do procesów wewnętrznych.

Stworzenie i wdrożenie procedury zgłaszania nieprawidłowości oraz ochrony sygnalistów jest niezbędnym elementem zapewnienia transparentności i etyczności w organizacji. Kluczowe aspekty obejmują zgodność z prawem, jasne kanały komunikacji, ochrona sygnalistów przed represjami oraz skuteczne monitorowanie procedury. Odpowiednio opracowana polityka może nie tylko zapobiegać nieprawidłowościom, ale również budować zaufanie i poczucie bezpieczeństwa wśród pracowników.

Wdrożenie procedury zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalisty

1. Wprowadzenie do procedury zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów
Szkolenie rozpocznie się od powitania uczestników i krótkiego wprowadzenia do tematu zgłaszania nieprawidłowości oraz ochrony sygnalistów. Omówiony zostanie cel szkolenia, który ma na celu zapoznanie pracowników z nową procedurą oraz jej zgodnością z przepisami prawnymi, takimi jak Dyrektywa UE oraz ustawa o ochronie sygnalistów. Wyjaśniona zostanie również potrzeba wzmacniania etyki i transparentności w firmie. Następnie przedstawione zostanie, kim jest sygnalista i jakie naruszenia mogą być zgłaszane, np. korupcja, nadużycia finansowe czy mobbing.
2. Procedura zgłaszania i proces postępowania ze zgłoszeniami
W tej części szkolenia omówione zostaną dostępne w firmie kanały zgłaszania nieprawidłowości, takie jak e-mail, telefon czy platforma online. Wyjaśnione zostaną sposoby składania zgłoszeń, zarówno anonimowo, jak i jawnie. Pracownicy dowiedzą się, jakie naruszenia mogą zgłaszać, oraz poznają szczegóły procesu postępowania z otrzymanym zgłoszeniem: rejestracja zgłoszenia, wstępna ocena, dochodzenie wewnętrzne, działania naprawcze, a także informowanie sygnalisty o postępach w ramach czasowych procedury.
3. Środki ochrony sygnalistów i obowiązki pracowników
Ostatni segment szkolenia poświęcony będzie środkom ochrony sygnalistów, takim jak gwarancje braku działań odwetowych, możliwość anonimowego zgłaszania oraz ochrona tożsamości sygnalisty. Uczestnicy dowiedzą się także, jakie działania należy podjąć w przypadku naruszeń tych zasad. Przedstawione zostaną obowiązki pracowników w związku z procedurą, w tym zachowanie poufności, wspieranie kultury zgłaszania nadużyć oraz współpraca z osobami prowadzącymi dochodzenia. Sesja zakończy się odpowiedziami na najczęściej zadawane pytania i podsumowaniem kluczowych informacji. Uczestnicy otrzymają skróconą wersję procedury, listę kanałów zgłoszeniowych oraz informacje o ochronie sygnalistów.

Kary za brak procedury zgłoszeń wewnętrznych – co grozi firmom

W przypadku niewprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych zgodnej z ustawą o ochronie sygnalistów, firmy mogą zostać narażone na kary finansowe oraz inne sankcje administracyjne. W Polsce szczegółowe konsekwencje są określone w ustawie o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, która implementuje unijną dyrektywę o sygnalistach. Oto najważniejsze informacje:W przypadku niewprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych zgodnej z ustawą o ochronie sygnalistów, firmy mogą zostać narażone na kary finansowe oraz inne sankcje administracyjne. W Polsce szczegółowe konsekwencje są określone w ustawie o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, która implementuje unijną dyrektywę o sygnalistach. 

Rodzaje kar i sankcji:

1. Kary finansowe. Przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 50 pracowników, które nie wdrożą wewnętrznej procedury zgłoszeń, mogą zostać ukarane grzywną. Wysokość grzywny może sięgać nawet do 50 000 złotych lub więcej, w zależności od rodzaju naruszenia i jego skutków.

2. Sankcje administracyjne. Organ nadzorujący (np. Państwowa Inspekcja Pracy lub inne odpowiednie instytucje) może wydać nakaz natychmiastowego wprowadzenia procedury zgłoszeń oraz monitorować jej prawidłowe funkcjonowanie.

3. Ryzyko utraty reputacji. Brak wdrożenia procedury może negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy w oczach partnerów biznesowych, klientów, a także organów publicznych, co może prowadzić do utraty zaufania i kontraktów.

4. Odpowiedzialność karna lub cywilna. W sytuacji, gdy brak procedury zgłoszeń przyczyni się do zatajenia poważnych naruszeń prawa, zarząd lub inne osoby odpowiedzialne mogą ponosić odpowiedzialność karną lub cywilną, w tym obowiązek zapłaty odszkodowań.

Obowiązek wprowadzenia wewnętrznej procedury zgłoszeń wynika z przepisów ustawy wdrażającej unijną Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. W Polsce ustawa ta weszła w życie 25 września 2024 roku.

Kogo dotyczy obowiązek?

• Firmy prywatne zatrudniające co najmniej 50 osób.

• Podmioty publiczne niezależnie od liczby zatrudnionych.

Aby uniknąć kar i sankcji, warto jak najszybciej:

• Przygotować wewnętrzną procedurę zgłoszeń dostosowaną do specyfiki firmy.

• Przeszkolić pracowników i kadrę zarządzającą w zakresie jej stosowania.

• Monitorować zgodność procedur z przepisami prawa, korzystając ze wsparcia prawnego specjalistów.

Niepodjęcie działań może być kosztowne zarówno finansowo, jak i wizerunkowo, dlatego lepiej wdrożyć odpowiednie procedury z wyprzedzeniem.