Zakładanie fundacji to istotny krok dla każdego, kto chce przyczynić się do społeczeństwa poprzez działalność charytatywną, edukacyjną lub inną, służącą wspólnemu dobru. Proces ten może wydawać się skomplikowany, jednak z odpowiednim wsparciem prawnym może przebiegać sprawnie i efektywnie. Kancelaria Adwokacka Ciesielski & Oczachowska - Adwokacka Spółka Partnerska oferuje kompleksową pomoc w zakresie zakładania fundacji, w tym przygotowania umów, statutu oraz rejestracji. W niniejszym artykule przedstawiamy kluczowe etapy i aspekty, które należy wziąć pod uwagę przy zakładaniu fundacji.

Umowa z fundacją – najważniejsze aspekty prawne

W działalności organizacji pozarządowych (NGO) umowy odgrywają kluczową rolę. Przez ich zawieranie NGO mogą realizować swoje cele statutowe, współpracować z różnymi podmiotami, a także uzyskiwać niezbędne środki i zasoby. W poniższym artykule przedstawimy kilka uwag prawnych dotyczących najczęściej spotykanych umów zawieranych przez organizacje pozarządowe.

NGO, podobnie jak inne podmioty, zawierają różnorodne umowy w ramach swojej działalności. Do najczęściej spotykanych należą:

Umowa o dzieło - umowa, w której wykonawca zobowiązuje się do stworzenia konkretnego dzieła w zamian za wynagrodzenie, np. napisanie i redakcja specjalistycznego raportu badawczego dla organizacji non-profit.

Umowa o świadczenie usług - umowa, w której jedna strona zobowiązuje się do świadczenia określonych usług przy zachowaniu staranności, np. prowadzenie księgowości dla NGO.

Umowa darowizny - umowa, w której darczyńca przekazuje coś na rzecz obdarowanego bez oczekiwania zwrotu, np. przekazanie funduszy na rzecz fundacji bez oczekiwania rekompensaty.

Umowa pożyczki - umowa, w której pożyczkodawca przekazuje określoną sumę pieniędzy lub rzeczy, a pożyczkobiorca zobowiązuje się zwrócić równowartość, np. pożyczenie pieniędzy na organizację wydarzenia.

Umowa najmu - umowa, w której wynajmujący oddaje najemcy rzecz do używania za czynsz, np. wynajem biura dla fundacji na okres dłuższy niż rok.

Umowa barterowa - umowa, w której strony wymieniają się towarami lub usługami bez użycia pieniędzy, np. wymiana usług reklamowych na usługi graficzne.

Umowa sponsoringu - umowa, w której sponsor finansuje lub wspiera organizację w zamian za określone świadczenia, np. sponsorowanie wydarzenia w zamian za reklamę na materiałach promocyjnych.

Statut fundacji to fundamentalny dokument, który określa podstawowe zasady funkcjonowania fundacji oraz sposób jej zarządzania.

Szczegółowy opis kluczowych elementów, które powinny znaleźć się w statucie fundacji:

Nazwa i siedziba fundacji

Statut powinien zawierać pełną nazwę fundacji, która musi być unikalna i nie może wprowadzać w błąd co do jej charakteru i celów. Nazwa powinna odzwierciedlać jej misję i wartości. Należy określić miejsce, w którym fundacja ma swoją siedzibę. Może to być konkretna miejscowość i adres, który będzie stanowił jej oficjalną lokalizację. W przypadku planów na działalność międzynarodową lub w różnych lokalizacjach, warto to również uwzględnić w statucie.

Cele fundacji oraz sposób ich realizacji

Statut powinien dokładnie określać cele, które fundacja ma na celu osiągnąć. Cele te powinny być zgodne z ustawą o fundacjach i jasno sformułowane, aby nie budziły wątpliwości co do ich zakresu i charakteru. Należy opisać metody i działania, które fundacja będzie podejmować w celu realizacji swoich celów. Może to obejmować organizację wydarzeń, programy edukacyjne, działalność charytatywną, badania, itp. Warto określić również źródła finansowania i sposoby pozyskiwania funduszy. 

Zasady zarządzania fundacją

Statut powinien precyzować sposób powoływania i odwoływania członków zarządu fundacji. Należy określić, kto ma prawo powoływać i odwoływać zarząd, jakie są wymagania dla kandydatów, oraz jak długo trwa ich kadencja. Powinny zostać szczegółowo opisane kompetencje i obowiązki członków zarządu. Należy wskazać, jakie decyzje podejmuje zarząd, jakie są jego uprawnienia oraz sposób podejmowania decyzji.

Zasady podejmowania decyzji przez organ zarządzający

Statut powinien określać, w jaki sposób zarząd fundacji podejmuje decyzje. Może to obejmować sposób głosowania, wymogi quorum, zasady przeprowadzania posiedzeń oraz dokumentowanie decyzji. Ważne jest również określenie procedur odwoławczych i sposobów rozstrzygania sporów wewnętrznych. Należy wskazać, kto i w jaki sposób może wnosić odwołania od decyzji zarządu.

Sposób gospodarowania majątkiem

Statut powinien zawierać przepisy dotyczące sposobu gospodarowania funduszami i majątkiem fundacji. Należy określić, jak fundacja będzie zarządzać swoim majątkiem, w tym inwestycjami, wydatkami i dochodami. Warto zawrzeć informacje o zasadach przeprowadzania kontroli finansowej, audytów oraz raportowania działalności finansowej. Może to obejmować również procedury dotyczące rozliczania się z darczyńcami i sponsorami.

Zasady zmiany statutu oraz likwidacji fundacji

Statut powinien określać procedurę zmiany samego statutu. Należy wskazać, kto ma prawo proponować zmiany, jakie są wymogi dotyczące uchwał zmieniających statut oraz jak zmiany będą komunikowane. W statucie należy opisać zasady i procedury likwidacji fundacji. Powinno to obejmować, jak fundacja będzie rozwiązywana, co stanie się z jej majątkiem po likwidacji oraz jakie są zasady zakończenia działalności.

Prawidłowo opracowany statut jest nie tylko podstawą działalności fundacji, ale także niezbędnym elementem wymaganym do jej rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).

Kancelaria adwokacka Ciesielski & Oczachowska oferuje kompleksową pomoc w zakresie tworzenia statutów fundacji, zapewniając wsparcie na każdym etapie procesu. Nasze usługi obejmują:

1. Analiza potrzeb klienta

• Na początku procesu, przeprowadzamy szczegółową analizę potrzeb i oczekiwań naszych klientów. To kluczowy krok, który pozwala nam dokładnie zrozumieć misję fundacji, jej cele oraz sposób, w jaki ma funkcjonować. Rozmowy z założycielami fundacji pomagają w ustaleniu szczegółowych wymagań oraz specyfiki działalności, co jest niezbędne do opracowania odpowiednich zapisów statutowych. Spotkania z założycielami, analiza dokumentacji, zrozumienie celów statutowych oraz planowanej działalności fundacji.

1. Przygotowanie projektu statutu

• Po zrozumieniu potrzeb klienta, przystępujemy do opracowania projektu statutu. Uwzględniamy przy tym obowiązujące przepisy prawa, w tym ustawę o fundacjach, oraz specyfikę działalności fundacji. Projekt statutu jest dostosowany do indywidualnych wymagań fundacji i może obejmować m.in. opis celów fundacji, sposób ich realizacji, zasady zarządzania, kompetencje organów oraz procedury podejmowania decyzji. Pełna nazwa fundacji, siedziba, cele statutowe, metody realizacji celów, struktura organów zarządzających, zasady podejmowania decyzji, sposób gospodarki finansowej, procedury zmiany statutu i likwidacji fundacji.

1. Wsparcie przy rejestracji fundacji

• Oferujemy pełne wsparcie w procesie rejestracji fundacji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Pomagamy w przygotowaniu niezbędnych dokumentów, takich jak statut, akt założycielski, oraz inne załączniki wymagane do złożenia wniosku rejestracyjnego. Dodatkowo, reprezentujemy fundację przed organami rejestrowymi, co zapewnia prawidłowy przebieg procesu rejestracji. Przygotowanie i weryfikacja dokumentacji rejestracyjnej, pomoc w wypełnianiu formularzy, składanie wniosków do KRS, reprezentacja w sprawach związanych z rejestracją.

Pomoc w rejestracji fundacji

Rejestracja fundacji to kluczowy etap, który pozwala na formalne rozpoczęcie działalności organizacji i nadanie jej statusu prawnego. Wsparcie prawne w tym procesie jest niezbędne, aby zapewnić zgodność z przepisami oraz sprawne załatwienie wszelkich formalności. Kancelaria Ciesielski & Oczachowska oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie rejestracji fundacji, obejmujące następujące obszary:

1.  Przygotowanie Dokumentacji Rejestracyjnej

• Pomagamy w przygotowaniu pełnej dokumentacji niezbędnej do rejestracji fundacji. Obejmuje to stworzenie i weryfikację takich dokumentów jak statut fundacji, akt założycielski, oraz inne wymagane załączniki.
• Sporządzanie projektu statutu zgodnie z obowiązującymi przepisami, przygotowanie aktu założycielskiego, opracowanie wszelkich dodatkowych dokumentów wymaganych przez Krajowy Rejestr Sądowy (KRS), takich jak pełnomocnictwa czy oświadczenia.

1.  Wypełnianie i Składanie Wniosków

• Pomagamy w wypełnieniu i złożeniu wniosku o rejestrację fundacji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Nasze usługi obejmują zarówno przygotowanie wniosku, jak i jego złożenie w odpowiednim wydziale sądowym.
• Wypełnianie formularzy rejestracyjnych, przygotowanie kompletu dokumentów, składanie wniosku w sądzie rejonowym, oraz monitorowanie procesu rejestracji.

1.  Reprezentacja przed Organami Rejestrowymi

• Reprezentujemy fundację przed organami rejestrowymi, co pozwala na skuteczne rozwiązywanie wszelkich problemów i wątpliwości pojawiających się podczas procesu rejestracji.
• Reprezentowanie fundacji podczas postępowania rejestrowego, odpowiadanie na wezwania sądowe, składanie dodatkowych wyjaśnień i dokumentów, oraz zarządzanie komunikacją z organami KRS.

1.  Rejestracja w Urzędach Skarbowych i ZUS

• Po rejestracji fundacji w KRS, pomagamy w uzyskaniu numeru identyfikacji podatkowej (NIP) w urzędzie skarbowym oraz, jeśli fundacja zatrudnia pracowników, w rejestracji jako płatnik składek w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).
• Przygotowanie wniosku o nadanie NIP, składanie dokumentów w urzędzie skarbowym, pomoc w rejestracji w ZUS, oraz zapewnienie zgodności z wymogami dotyczącymi ubezpieczeń społecznych.