Organizacje pozarządowe (NGO), w tym fundacje, pełnią ważną rolę w społeczeństwie, realizując cele społeczne, kulturalne, edukacyjne czy charytatywne. Jednak prowadzenie działalności NGO, zwłaszcza gdy zatrudnia się pracowników, wiąże się z koniecznością spełnienia szeregu obowiązków związanych z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). W artykule omówimy, jakie obowiązki wobec ZUS mają fundacje, kiedy powstają, oraz jak prawidłowo je wypełniać, aby uniknąć konsekwencji prawnych i finansowych.

Jedną z kluczowych kwestii jest zrozumienie, że fundacja jako osoba prawna nie płaci składek ZUS „za siebie”. Wynika to z faktu, że fundacja, podobnie jak inne organizacje pozarządowe, nie jest osobą fizyczną, a zatem nie podlega obowiązkowi ubezpieczenia społecznego. Składki ZUS dotyczą bowiem ubezpieczeń społecznych osób fizycznych, a nie samych organizacji.

Obowiązki fundacji wobec ZUS

ZUS nie jest podatkiem, choć często bywa tak postrzegany, ponieważ wiąże się z regularnymi, obligatoryjnymi płatnościami. W rzeczywistości ZUS obejmuje składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz na Fundusz Pracy. W przypadku fundacji obowiązek opłacania składek ZUS pojawia się, gdy fundacja zatrudnia pracowników lub zleceniobiorców. W zależności od rodzaju umowy oraz wysokości wynagrodzenia, fundacja zobowiązana jest do odprowadzania odpowiednich składek. Gdy fundacja zatrudnia pierwszą osobę na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia lub innej umowy cywilnoprawnej, musi zgłosić się do ZUS jako płatnik składek. Zgłoszenie to powinno nastąpić w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia wykonywania umowy przez zatrudnionego. To istotny krok, ponieważ od momentu zgłoszenia fundacja staje się odpowiedzialna za terminowe i prawidłowe odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za swoich pracowników.

Kolejnym obowiązkiem fundacji jest zgłoszenie do ZUS osób zatrudnionych na umowę o pracę, zlecenie lub inną umowę, która stanowi podstawę do odprowadzania składek. Zgłoszenia należy dokonać w terminie 7 dni od dnia zatrudnienia. W zależności od charakteru zatrudnienia, stosuje się różne formularze zgłoszeniowe, np. ZUS ZUA w przypadku nowego pracownika lub ZUS ZZA, gdy zatrudniony pracownik jest już ubezpieczony z innego tytułu.

Po zgłoszeniu fundacji jako płatnika oraz pracowników do ubezpieczeń, organizacja musi prowadzić szczegółową dokumentację dotyczącą zatrudnienia. Dotyczy to umów o pracę, umów zlecenia, ewidencji czasu pracy oraz dokumentów potwierdzających dokonane wpłaty składek. Fundacja zobowiązana jest do odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz na Fundusz Pracy do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który składki są należne. Prawidłowe i terminowe opłacanie składek jest kluczowe, aby uniknąć odsetek i ewentualnych kar. 

Zatrudnienie w fundacji a ZUS

Każda fundacja zatrudniająca pracowników jest zobowiązana do sporządzania i przesyłania deklaracji składkowych do ZUS. W przypadku fundacji zatrudniających powyżej 5 osób, raporty te muszą być składane elektronicznie. Deklaracje te obejmują m.in. ZUS DRA (deklaracja rozliczeniowa), ZUS RCA (imienny raport miesięczny o należnych składkach) oraz ZUS RSA (imienny raport o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek). Termin złożenia tych deklaracji jest zbieżny z terminem płatności składek, co dodatkowo podkreśla konieczność ich terminowego wykonania.

W przypadku zakończenia umowy z pracownikiem, fundacja ma obowiązek wyrejestrowania tej osoby z ubezpieczeń społecznych. Należy to zrobić w ciągu 7 dni od zakończenia umowy, korzystając z formularza ZUS ZWUA. Ponadto, jeśli fundacja zakończyła wszystkie dotychczasowe zatrudnienia, musi również zgłosić wyrejestrowanie siebie jako płatnika składek. Także w tym przypadku obowiązuje 7-dniowy termin od zakończenia ostatniego zatrudnienia.

ZUS ma prawo do przeprowadzania kontroli w fundacjach w celu sprawdzenia prawidłowości odprowadzania składek oraz spełniania wymagań ustawowych związanych z zatrudnieniem pracowników. Podczas kontroli ZUS może żądać udostępnienia dokumentów dotyczących zatrudnienia oraz składek, a także uzyskania odpowiedzi na pytania związane z działalnością fundacji. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, ZUS może nakazać fundacji dokonanie korekt w deklaracjach rozliczeniowych oraz uregulowanie ewentualnych zaległości z odsetkami. W rzadkich przypadkach, kiedy fundacja rażąco zaniedbuje swoje obowiązki, ZUS może nałożyć na nią karę finansową.

W sytuacjach, gdy fundacja ma trudności finansowe, istnieje możliwość negocjacji warunków spłaty zobowiązań wobec ZUS. Fundacja może złożyć wniosek o rozłożenie płatności na raty lub odroczenie terminu płatności. W tym celu konieczne jest złożenie odpowiedniego wniosku do oddziału ZUS właściwego ze względu na miejsce prowadzenia działalności, wraz z uzasadnieniem i dokumentami potwierdzającymi sytuację finansową organizacji. Prowadzenie fundacji wiąże się z wieloma odpowiedzialnościami, w tym z obowiązkami wobec ZUS. Aby uniknąć problemów finansowych i prawnych, organizacje muszą starannie monitorować swoje zobowiązania, terminowo odprowadzać składki i prowadzić odpowiednią dokumentację. Zrozumienie tych obowiązków oraz ich regularne wypełnianie jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania fundacji. Dzięki temu mogą one skupić się na realizacji swoich statutowych celów, bez obaw o konsekwencje wynikające z niewłaściwego zarządzania sprawami związanymi z ZUS.

Obsługa prawna fundacji

Założenie fundacji to proces, który wymaga nie tylko zaangażowania w realizację celów społecznych, ale także znajomości przepisów prawa oraz procedur administracyjnych. W tej skomplikowanej i wieloetapowej drodze, pomoc specjalistów może okazać się nieoceniona. Jednym z podmiotów oferujących wsparcie na tym polu jest Kancelaria Adwokacka Ciesielski & Oczachowska - Adwokacka Spółka Partnerska, która od lat pomaga w zakładaniu fundacji oraz wspiera organizacje pozarządowe w bieżących kwestiach prawnych.

Pomoc przy zakładaniu fundacji

Kancelaria Ciesielski & Oczachowska oferuje kompleksową obsługę prawną na każdym etapie zakładania fundacji. Proces ten zaczyna się od przygotowania niezbędnych dokumentów, w tym statutu fundacji, który jest kluczowym elementem określającym cele oraz sposób działania organizacji. Kancelaria pomaga w precyzyjnym sformułowaniu zapisów statutu, aby były zgodne z obowiązującym prawem, a jednocześnie elastyczne na tyle, aby umożliwić fundacji realizację jej misji.

Jednym z najważniejszych kroków w zakładaniu fundacji jest jej rejestracja w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Kancelaria Ciesielski & Oczachowska oferuje wsparcie w przygotowaniu wniosku rejestracyjnego, zebraniu wymaganych załączników oraz reprezentację przed sądem rejestrowym. Dzięki doświadczeniu w obsłudze tego typu postępowań, kancelaria jest w stanie przyspieszyć proces rejestracji, minimalizując ryzyko błędów formalnych, które mogłyby skutkować odrzuceniem wniosku.

Wsparcie w sprawach podatkowych

Kancelaria Ciesielski & Oczachowska nie tylko pomaga w założeniu fundacji, ale także oferuje doradztwo w zakresie obowiązków podatkowych i składkowych, jakie ciążą na fundacji po jej zarejestrowaniu. Specjaliści z kancelarii wyjaśniają, jakie są obowiązki wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), kiedy powstają, oraz jak je prawidłowo wypełniać. Dzięki temu fundacja może od samego początku funkcjonować zgodnie z przepisami prawa, unikając potencjalnych problemów finansowych i kar.

Po założeniu fundacji, kancelaria oferuje również stałe wsparcie prawne w codziennych działaniach organizacji. Obejmuje to m.in. doradztwo w zakresie prawa pracy, sporządzanie umów, pomoc w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej oraz reprezentację w ewentualnych sporach sądowych. Dzięki temu, fundacja może skupić się na realizacji swoich celów, mając pewność, że jej działania są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.