Rejestracja fundacji rodzinnej – krok po kroku

Chcę założyć fundację rodzinną – od czego zacząć?

Jeżeli pojawił się u Państwa pomysł utworzenia fundacji rodzinnej, to pierwszym i najważniejszym krokiem jest rozmowa z prawnikiem. Dlaczego? Ponieważ fundacja rodzinna to stosunkowo nowe rozwiązanie w polskim porządku prawnym, wprowadzone ustawą z 26 stycznia 2023 r., które daje wiele możliwości, ale jednocześnie wiąże się z określonymi obowiązkami podatkowymi i rejestrowymi. Podczas wstępnej konsultacji omawiamy sytuację fundatora: rodzaj majątku, który ma zostać wniesiony do fundacji, wskazujemy przyszłych beneficjentów i sposób, w jaki będą otrzymywać świadczenia, ustalamy czy fundacja ma prowadzić działalność gospodarczą oraz definiujemy główne cele – od ochrony majątku, przez sukcesję biznesu, po zabezpieczenie rodziny. Następnie fundator podejmuje kluczowe decyzje dotyczące nazwy i siedziby fundacji, wysokości funduszu założycielskiego (który musi wynosić co najmniej 100 000 zł), wyznacza beneficjentów oraz powołuje organy fundacji, takie jak zarząd, zgromadzenie beneficjentów, a w razie potrzeby także radę nadzorczą.

Rejestracja fundacji rodzinnej krok po kroku - jak wygląda procedura rejestracji

Akt założycielski i statut

Pierwszym krokiem jest ustanowienie fundacji w formie aktu notarialnego lub – w przypadku jednego fundatora – w testamencie. Równocześnie należy sporządzić statut, który również musi mieć formę aktu notarialnego.

Statut określa m.in.:

1. nazwę i siedzibę fundacji,
2. szczegółowy cel działalności,
3. beneficjentów lub sposób ich określenia,
4. wartość funduszu założycielskiego (minimum 100 000 zł),
5. zasady działania organów (zarządu, zgromadzenia beneficjentów, ewentualnie rady nadzorczej),
6. zasady reprezentacji, zmiany statutu i rozwiązania fundacji.

Spis mienia

Fundator przygotowuje spis mienia, które wnosi na pokrycie funduszu założycielskiego. Mogą to być środki pieniężne, nieruchomości, udziały, akcje czy inne prawa majątkowe. Po rejestracji obowiązek aktualizacji spisu przejmuje zarząd fundacji.

Formularze i załączniki

Wniosek o wpis fundacji do rejestru składa się na urzędowym formularzu RFR-W. W zależności od potrzeb, dołącza się także formularze dodatkowe (np. RFR-WK dla organów, RFR-WB dla zgromadzenia beneficjentów, RFR-WM dla działalności gospodarczej).

Do wniosku należy załączyć:

1. akt założycielski i statut (akty notarialne),
2. spis mienia,
3. dane i zgody członków organów,
4. oświadczenie fundatora o wniesieniu funduszu,
5. w praktyce sąd żąda także zaświadczeń o niekaralności członków zarządu z Krajowego Rejestru Karnego.

Złożenie wniosku

Wniosek w formie papierowej składa się do Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim, Sekcji Rejestrowej. Rejestr fundacji rodzinnych jest jawny – każdy zainteresowany może uzyskać odpisy, wyciągi lub zaświadczenia.

Opłaty sądowe

• 500 zł – wniosek o rejestrację fundacji,
• 250 zł – każdy wniosek o zmianę wpisu,
• 20 zł – opłata kancelaryjna za odpis/wyciąg/zaświadczenie.

Opłatę wnosi się w znakach opłaty sądowej lub przelewem na rachunek sądu.

Skutek wpisu

Z chwilą dokonania wpisu do rejestru fundacja rodzinna uzyskuje osobowość prawną i może podejmować czynności prawne.

Obowiązki po rejestracji

Po uzyskaniu wpisu należy dopełnić kilku formalności:

1. zgłosić fundację do GUS (REGON – wniosek RG-OP),
2. złożyć zgłoszenie NIP-2 do urzędu skarbowego,
3. otworzyć rachunek bankowy,
4. zgłosić beneficjentów do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) w ciągu 14 dni od rejestracji.

Aby zgłosić beneficjentów fundacji rodzinnej do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR), należy wejść na stronę Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych, wybrać opcję „Złóż zgłoszenie” i wypełnić formularz online. W pierwszej kolejności podaje się dane fundacji, takie jak KRS, NIP, REGON oraz adres siedziby. Następnie należy dodać beneficjentów rzeczywistych, uzupełniając interaktywne pola w systemie i wskazując ich rolę – fundatora, członka organu lub beneficjenta końcowego. Po wprowadzeniu wszystkich danych zgłoszenie trzeba podpisać elektronicznie, korzystając z kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP osoby uprawnionej (np. członka zarządu). Ostatnim krokiem jest wysłanie formularza, po którym system wygeneruje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), które należy zachować.

Księgowość i sprawozdawczość

Fundacja rodzinna prowadzi pełne księgi rachunkowe na zasadach określonych w ustawie o rachunkowości.

Każdego roku zgromadzenie beneficjentów zatwierdza sprawozdanie finansowe i podejmuje uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty, a także o udzieleniu absolutorium członkom zarządu. Dokumenty te, wraz z samym sprawozdaniem w formie papierowej i elektronicznej (plik XML), należy złożyć do sądu rejestrowego w terminie 15 dni od ich zatwierdzenia.

Zmiany od 2026 roku

Od 1 stycznia 2026 r. wejdą w życie przepisy zaostrzające zasady podatkowe dla fundacji rodzinnych. Wprowadzą one m.in.:

1. trzyletni okres utrzymania aktywów wniesionych do fundacji,
2. objęcie podatkiem CIT niektórych źródeł przychodów (np. najmu krótkoterminowego),
3. nowe regulacje dotyczące ukrytych zysków, exit tax i zagranicznych jednostek kontrolowanych (CFC).

Przy zakładaniu fundacji jeszcze w 2025 roku warto uwzględnić te planowane zmiany w strategii sukcesyjnej i podatkowej.

Podsumowanie

Rejestracja fundacji rodzinnej wymaga przejścia przez kilka formalnych kroków – od sporządzenia aktu założycielskiego i statutu, przez zgromadzenie dokumentów i złożenie wniosku do sądu, po rejestrację i dopełnienie obowiązków ewidencyjnych. Choć procedura wiąże się z kosztami i wymaga staranności, daje fundatorowi i jego rodzinie narzędzie do długofalowego zabezpieczenia majątku i uporządkowania spraw sukcesyjnych.

Formularze i wnioski do rejestracji fundacji rodzinnej